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¶ openDesk
openDesk ist wesentlicher Bestandteil für eine selbstbestimmte, sichere und zukunftsfähige Informationstechnik (IT) für die gesamte Öffentliche Verwaltung (ÖV). Dank openDesk wird Mitarbeitenden, IT-Administratoren und Betreibern der ÖV zukünftig eine wirksame Open Source (OS)-basierte Alternative im Bereich Arbeitsplatzumgebung zur Verfügung gestellt. Die Arbeitsplatzsuite stellt dabei eine Maßnahme im Rahmen der gemeinsamen Strategie zur Stärkung der Digitalen Souveränität von Bund, Ländern und Kommunen sowie einen wesentlichen Schritt zur Auflösung kritischer Abhängigkeiten in der IT der ÖV dar.
Weiterführende Informationen können in unseren FAQs nachgelesen werden.
¶ Projektübersicht
Das Projekt "openDesk - Der Souveräne Arbeitsplatz" basiert auf dem Auftrag des IT-Rats an das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) zur Erarbeitung und Prüfung einer Alternative im Bereich Arbeitsplatzsoftware für die ÖV vom Oktober 2020.
Die Erarbeitung von openDesk erfolgt durch eine kollaborative, offene und effektive Zusammenarbeit innerhalb der ÖV gemeinsam mit dem OS-Ökosystem. Mitte 2022 ist die Beauftragung des IT-Dienstleisters Dataport für die operative Entwicklung von openDesk gestartet. Über die Projektstrukturen sind die OS-Hersteller der genutzten OS-Softwareprodukte (u.a. Produktstrategieboard), weitere IT-Dienstleister und Teilnehmende aus der ÖV (u.a. Architekturboard) sowie weitere Behörden zur Erprobung und Unterstützung der nutzerzentrierten Entwicklung von openDesk (u.a. User Experience Board) direkt beteiligt.
¶ Ausgangslage
In der Informationstechnik (IT) der ÖV bestehen in einigen Bereichen hohe – zum Teil kritische – Abhängigkeiten von einzelnen Technologieanbietern. Dies kann zu Schmerzpunkten wie z.B. eingeschränkter Informationssicherheit, begrenzter Flexibilität oder fremdgesteuerten Innovationen führen und die Digitale Souveränität der ÖV sowie die staatliche Handlungsfähigkeit einschränken bzw. beeinflussen. Zunehmende Abhängigkeiten bergen für die ÖV die Gefahr, die Kontrolle über die eigene IT und damit letztendlich auch die Fähigkeit zum souveränen Handeln zu verlieren.
In einer gemeinsamen Strategie zur Stärkung der Digitalen Souveränität der ÖV haben Bund, Länder und Kommunen die Förderung und den verstärkten Einsatz von alternativen – Open-Source-basierten – IT-Lösungen beschlossen.
Open Source (OS) ist dabei ein Lizenzmodell, das Nachnutzenden und Anwendenden der Software das Recht der Einsehbarkeit, Weiterverbreitung und Modifikation der jeweiligen Komponenten einräumt.
¶ Erfolge
Mit dem ersten Quartal 2024 ist der Aufbau der Basisvariante von openDesk erfolgt. Die Basisfunktionen umfassen alle notwendigen Anwendungen für die Mitarbeitenden der ÖV in den Bereichen Produktivität, Kollaboration und Kommunikation. Alle Anwendungen basieren auf bestehenden und bewährten OS-Produkten.
Die Projektphase 2023 unterteilte sich grob in die technische Entwicklung (z.B. Architektur, Plattform- und Anwendungsdienste), die Einbettung in die Strukturen der ÖV (z.B. Deutsche Verwaltungscloud-Strategie (DVS)-konforme Bereitstellung) und die nutzerzentrierte Erprobung der Anwendungen des Betriebs und der perspektivischen Einbindung von Fachverfahren.
Im ersten Quartal 2024 übergibt das BMI die Trägerschaft von openDesk – Der Souveräne Arbeitsplatz an das Zentrum Digitale Souveränität (ZenDiS). Das BMI wird dabei weiterhin als Auftraggeber und zentraler Stakeholder bei der Weiterentwicklung von openDesk agieren.
¶ Produktvision
openDesk ist eine nutzerfreundliche und integrierte Komplettlösung mit allen notwendigen Anwendungen (inkl. Fachverfahren) für die Mitarbeitenden der ÖV. Hierzu gehören insbesondere Anwendungen aus den folgenden Bereichen:
- Produktivität: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Erstellung von Präsentationen
- Kollaboration: Gemeinsames Bearbeiten von geteilten Dateien, Wissensmanagement, Visualisierung, Projektmanagement
- Kommunikation: Durchführung von Video- und Audiokonferenzen, Nutzung von E-Mail und Kurznachrichtendiensten sowie Terminorganisation über elektronische Kalender
- Übergreifend: Anbindung ausgewählter Fachverfahren (z.B. E-Akte)
Als Gesamtlösung sind die Anwendungen und Funktionen von openDesk über ein zentrales Portal zugänglich, das alle Einzelprodukte vereint.
Die Bestandteile und zugrundeliegende Architektur von openDesk bilden eine souveräne IT-Lösung.
Zu diesem Zweck werden folgende Eigenschaften der einzelnen Komponenten und der gewählten Architektur sichergestellt:
- Modularität: Behörden können spezifisch entscheiden, bereits vorhandene Lösungen in openDesk zu integrieren oder auf ein Modul von openDesk zu verzichten
- Austauschbarkeit: Produkte können im Zuge der (Weiter-)Entwicklung flexibel ausgetauscht werden ohne Beeinträchtigung der Gesamtfunktionalität und bei Einhaltung der Architekturgrundlagen
- Interoperabilität: Der openDesk wird in einer heterogenen Softwarelandschaft einsetzbar sein, z.B. durch die Anbindung an bestehende (Fach-)Anwendungen durch Schnittstellen und APIs
Der openDesk wird in einer transparenten, betreiberunabhängigen und portablen Form zur Verfügung gestellt.
- Containerisierung: Die Container der Komponenten des openDesk entsprechen den Richtlinien und Vorgaben der Deutschen Verwaltungscloud-Strategie (DVS) und können damit in jedem (DVS-) Rechenzentrum der ÖV eingesetzt werden.
- Bereitstellung auf Open CoDE: Die (Weiter-)Entwicklung von openDesk erfolgt als Open Source und die Komponenten werden kontinuierlich auf dem öffentlich zugänglichen Open CoDE Repository der Öffentlichen Verwaltung bereitgestellt.
¶ Basisvariante
Die Erarbeitung von openDesk setzt auf der Dataport-Lösung dPhoenixSuite auf, die bereits seit März 2021 in Form von Proof-of-Concepts (PoCs) beim Bund erprobt wird (u.a. mit dem Robert Koch-Institut, Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie, Bundesministerium für Digitales und Verkehr, Bundesministerium des Innern und für Heimat).
Die in der dPhoenixSuite integrierten OS-Komponenten (z. B. Nextcloud, Collabora, Open-Xchange oder Element/Jitsi sowie die Identitätsmanagement-Lösung und das Portal von Univention) wurden im Rahmen der Weiterentwicklung zu openDesk um weitere Funktionen ergänzt. Darüber hinaus wurde openDesk mit zusätzlichen OS-Komponenten ausgestattet.
Eine Übersicht sämtlicher OS-Komponenten für die Basisvariante ist in folgender Übersicht dargestellt.
Einen technischeren Überblick gibt unsere OVERVIEW.
Außerdem wurde ein Informationsvideo erstellt, das einen ersten Eindruck zu openDesk und seinen Funktionen in der Basisvariante vermittelt.
Neben der technischen Entwicklung ist die Einbettung in die Strukturen der ÖV ein wesentlicher Bestandteil der Erarbeitung von openDesk. Dies beinhaltet u.a., dass eine Integration relevanter Fachverfahren (z.B. e-Akte) von Beginn an mitgedacht wird. Weiterhin orientiert sich die Entwicklung von openDesk maßgeblich an den Anforderungen des Bundesclients.
Parallel zur technischen Entwicklung wurden die Anwendungen und Funktionen von Beginn an von ausgewählten Testpartnern aus der ÖV (u.a. RKI, BSH, BMDV, BMI, etc.) im Rahmen einer Nutzerforschung erprobt.
¶ Rückmeldungen und Beteiligung
openDesk wird kontinuierlich weiterentwickelt, weshalb wir uns über Verbesserungsvorschläge und Feedback freuen.
Möglichkeiten der Rückmeldung sind im Abschnitt "Mitwirkung und Beteiligung" zu finden.